Важко переоцінити те значення, яке буде мати для Івано-Франківського міського суду, та й судів взагалі, функціонування електронного документообігу, поява  якого є значним кроком на шляху  забезпечення доступного, ефективного та відкритого правосуддя в демократичній державі.

     Предметом нашої роботи являється поєднання  існуючої системи документообігу в  Івано-Франківському міському суді та впровадження електронного документообігу за допомогою програмного забезпечення.

     Основною  метою електронного документообігу є надання електронним документам юридичної сили, рівної паперовим. Ми пропонуємо впровадити електронний  документообіг для полегшення роботи Івано-Франківського міського суду з іншими органами виконавчої влади. Адже це дозволить спростити та прискорити документообіг між вказаними суб’єктами, а це, в свою чергу прискорить оформлення  і передачу документів і, таким чином, підвищить безпеку й надійність існуючих інформаційних систем в сфері документообігу.  Законодавством України це не заборонено, - навпаки, відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» - подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною. Крім того, Івано-Франківський міський суд має на меті запровадити електронний документообіг з органами виконавчої влади, зокрема з державною виконавчою службою, адже саме вони знаходяться на завершальній стадії судового провадження. Це регламентовано і в Законі України «Про виконавче провадження», де ст.. 27 (направлення документів виконавчого провадження) вказує, що за письмовою заявою учасників виконавчого провадження документи виконавчого провадження можуть надсилатися адресатам факсимільним зв'язком або електронною поштою.

     Спільне використання систем електронного діловодства  дозволить систематизувати і  поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Інформаційні без паперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

      Такої ж позиції і дотримується ДСА  України, яка передбачила та втілила в життя, так звану, програму про порядок використання електронної пошти, яка відобразилась в Інструкції «Про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції України».

      Також це визначено в п. 2 Інструкції з  діловодства в місцевому загальному суді (порядок приймання ), де йдеться  про те, що усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв’язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов’язків.

      Система електронного документообігу в умовах зростаючого навантаження на Івано-Франківський міський суд дозволить підвищити ефективність роботи на всіх етапах проходження справи (від подачі заяви до передачі справи в архів). Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Таким чином, людина не гаючи часу, стоячи в черзі перед відділом прийому, зможе переслати свою заяву електронною поштою, і цю заяву мають розглянути.

     Саме  тому ефективність роботи міського суду і інших органів влади, не в останню чергу залежить від коректного вирішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення в Івано-Франківському міському суді системи електронного документообігу.

А. Ю. Сурмачевський, помічник голови суду